I. Pendahuluan
1. Pernyataan Masalah
Pendaftaran siswa baru tahun ini akan menggunakan http://surabaya.siap-ppdb.com/ . Setiap SMA Negeri di surabaya diwajibkan menggunakan sistem tersebut. Tetapi sistem tersebut hanya terbatas hingga menjadi calon siswa saja. Dalam artian, siswa yang diterima pada sistem PPDB tersebut, diharuskan untuk verifikasi lagi ke SMA yang menerima dia dengan cara datang langsung ke sekolah tersebut.
Dengan jumlah siswa yang sangat banyak, tentunya hal ini akan sangat menyulitkan pihak manajemen sekolah. Salah satunya SMAN 9 Surabaya yang menerima sekitar 300 siswa setiap tahunnya. Berkas yang banyak, dan peserta yang banyak membuat verifikasi berlangsung lama.
2. Lingkungan Implementasi
Sistem verifikasi online akan diterapkan pada SMAN 9 Surabaya, dengan memanfaatkan domain sch.id yang akan diurus ke pemerintah kota.
II. Bahan dan Metode
1. Konsep Dasar Sistem
Sistem verifikasi online ini akan membantu manajemen SMAN 9 Surabaya untuk melakukan verifikasi dari setiap calon siswa tersebut secara cepat, rapi, terstruktur dan juga aman. Sistem juga bisa memberikan bukti tercetak yang berasal dari sistem.
2. Studi Kelayakan
Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:
Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik mencakup kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Kelayakan teknik ini menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Dapat disebut juga sebagai kelayakan dari kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan jaringan.
Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi berhubungan dengan adanya keuntungan atau kerugian, dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan siste pada perusahaan biasanya berupa motif keuntungan, sehingga aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi ini terkait dengan penghematan biaya, peningkatan pendapatan, pengurangan investasi yang dibutuhkan dan peningkatan keuntungan.
Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel yang menjalan organisasi. Kelayakan ini menyangkut beberapa aspek seperti beberapa usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Kelayakan operasional ini juga mencakup mengenai penerimaan karyawan, dukungan manajemen dan persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya.
Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa sistem informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi.
III. Hasil dan Pembahasan
1. Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan. Sistem ini berbasis web yang akan digunakan untuk membantu manajemen SMAN 9 Surabaya untuk melakukan pencatatan verifikasi.
Kebutuhan perangkatan keras dari sistem ini adalah sebagai berikut
Adapun untuk kebutuhan perangkat lunak dari sistem ini adalah sebagai berikut
Dan kebutuhan jaringan sebagai berikut
Di SMAN 9 Surabaya sendiri sudah ada infrastuktur sebagai berikut
Dengan perangkat yang sudah disebutkan diatas, nilai kelayakan untuk SMAN 9 Surabaya adalah 8. Dengan prediksi bahwa sistem akan berjalan dengan lancar.
2. Kelayakan Ekonomi
Pembangunan sistem baru seperti ini tentu saja membutuhkan dana yang tidak sedikit. Sumber daya dan sumber dana diperlukan untuk pembangunan sistem baru sebagai bentuk investasi.
Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi analisis biaya dan manfaat. Tujuan dari analisis ini tentu saja agar memberikan gambaran bahwa sistem ini akan memberikan nilai manfaat yang lebih dibandingkan dengan biaya.
Tahapan Pendanaan
Tahap 1 : Pembuatan Sistem
Tahap 2 : Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem
Tahap 3: Pemeliharaan Sistem
Perhitungan Biaya dan Analisa Melalui ROI
Biaya pada tahap 1 : Rp 96,000,000,-/tahun
Biaya pada tahap 2 : Rp 72,000,000,-/tahun
Biaya pada tahap 3 : Rp 48,000,000,-/tahun
Dengan demikian jika diasumsikan bahwa setiap tahap akan memakan waktu 1 tahun maka dapat ditotal bahwa investasi dibutuhkan sebesar Rp 216,000,000,-
Dengan valuasi manfaat sebagia berikut
Valuasi pada tahap 1 : Rp 50,000,000,-
Valuasi pada tahap 2 : Rp 150,000,000,-
Valuasi pada tahap 3 : Rp 200,000,000,-
Maka didapatkan valuasi dari manfaat senilai Rp 400,000,000,-.
Didapatkan bahwa ROI sebesar 0,85%.
Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan analisis biaya dan manfaat, dan pihak manajemen juga sudah meyakinkan akan adanya dana maka akan diberikan nilai 8.5.
3. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:
Performances
Sistem Lama :
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 verifikasi membutuhkan waktu yang lama dan tenaga ekstra
Sistem Baru :
Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1 laporan relatif singkat, yaitu ± 10menit.
Information
Sistem Lama :
Informasi yang disajikan kadang terlambat dan tidak akurat.
Sistem Baru :
Informasi yang dihasilkan dapat tepat waktu dan lebih akurat.
Economy
Sistem Lama :
Biaya yang dikeluarkan tinggi akibat sering terjadinya kesalahan dalam mencetak bukti verifikasi.
Sistem Baru :
Biaya yang dikeluarkan relative lebih rendah karena kesalahan pencetakan laporan dapat diminimalkan.
Control
Sistem Lama :
File-file pendaftaran dapat diakses oleh panita non admin
Sistem Baru :
Pengendalian system dilakukan dengan membatasi hak user serta
Efficiency
Sistem Lama :
Admin mengecek satu persatu data untuk diverifikasi
Sistem Baru :
Verifikasi dilakukan oleh sistem
Services
Sistem Lama :
Sistem lambat dalam proses pengolahan data
Sistem Baru :
Proses pengolahan data lebih cepat
Performances
Sistem Lama :
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 verifikasi membutuhkan waktu yang lama dan tenaga ekstra
Sistem Baru :
Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1 laporan relatif singkat, yaitu ± 10menit.
Menilai Kelayakan Operasional
Karena sistem berbasis global yang baru, digunakan oleh manajemen sekolah dan tidak dikenal oleh beberapa user di mana usernya belum dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut maka nilainya menjadi 5.
4. Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa system informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi. Proyek system yang akan dikembangkan secara hukum dinilai layak karena perangkat lunak (software) yang digunakan resmi sesuai dengan perijinan yang ada. Dan pada aplikasi ataupun software yang akan dikembangkan menggunakan software yang bersifat open source.
OpenSource :
- Ubuntu
- PHP
- Apache
- SQL
- Chrome
Lisensi :
- Windows 8.1
- Power Designer
- Photoshop
Menilai Kelayakan Hukum
Dengan menggunakan perangkat lunak berlisensi asli serta beberapa perangkat lunak open source, maka sistem PPDB SMAN 9 Surabaya dapat dijalankan tanpa melanggar hukum yang ada saat ini. Sehingga diharapkan sistem ini dapat berjalan dengan lancar tanpa terhalang lisensi. Untuk itu kelayakan hukum yang ada dapat dinilai 9.
Kesimpulan
Berdasarkan tujuan dari analisis studi kelayakan PPDB SMAN 9 Surabaya, maka dapat disimpulkan
- Hasil dari analisis studi kelayakan PPDB Surabaya pada SMAN 9 Surabaya, pengembangan sistem sudah layak dilakukan atau dikembangkan dengan nilai rata-rata 7,6.
- Rekomendasi untuk pihak SMAN 9 Surabaya agar proses Penerimaan Peserta Didik Baru di SMAN 9 Surabaya segera dilakukan dan digunakan dalam proses penerimaan siswa baru.
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang didapat dari studi kelayakan ini adalah :
- Sistem verifikasi disegerakan untuk dikerjakan, demi mendapat feedback dari pengguna. Juga agar sistem agar menjadi lebih baik
Sumber
http://www.smpn1ciamis.sch.id/2016/06/program-ppdb-tahun-pelajaran-20162017.html
http://ejournal.uin-suska.ac.id/index.php/sitekin/article/view/748
.png)
